Wie fährt man zu einer Veranstaltung und wird nicht verrückt? Das sollten Sie wissen, bevor Sie am Veranstaltungsort ankommen.

Es gibt nichts Schlimmeres als Stress auf der Zielgeraden. Die Dekorationen sind fertig, das Auto ist gepackt, die Anfahrt ist geplant... und vor Ort? Der Platz ist belegt, kein Kontakt zum Saalmanager, Steckdosen „irgendwo dort“ und die Aufbauzeiten weichen von den Vereinbarungen ab.

Klingt das vertraut? Wenn ja – wir haben etwas, das Ihnen (und Ihren Kunden) hilft, das Chaos zu vermeiden und die Umsetzung perfekt abzuwickeln.

Haben Sie immer, wirklich immer eine fertige Informations-Checkliste parat, die der Kunde VOR der Veranstaltung ausfüllen und zurücksenden sollte. Es ist ein einfaches Dokument, das Sie beide vor einer dekorativen Katastrophe bewahren kann.

Was sollte in der Checkliste eines Dekorateurs stehen?

1. Genauer Standort des Saals

Bitten Sie um einen Google Maps Pin – die Eingabe des Namens der Location führt oft dazu, dass man an der Rückseite des Gebäudes, in der Küche oder... 20 Minuten entfernt landet.
Protipp: Fragen Sie nach dem bequemsten Entladepunkt.

2. Zeiten für Auf- und Abbau

Es reicht nicht zu wissen „am Samstag vor der Hochzeit“. Sie müssen das genaue Zeitfenster kennen, in dem Sie arbeiten können.
Berücksichtigen Sie:

• Ab wann der Saal zugänglich ist,
• Wann Sie den Aufbau abgeschlossen haben müssen,
• Bis zu welcher Uhrzeit Sie die Dekorationen nach dem Event abgebaut haben müssen.

3. Genauer Aufstellungsort der Dekoration

Fragen Sie:

• Soll die Wand in der Mitte stehen, an der Wand oder vielleicht im Durchgang?
• Wird sie den DJ, den Kameramann oder die Kellner behindern?
• Verdeckt sie eine andere Dekoration oder einen Notausgang?

Protipp: Wenn Sie den Saal nicht kennen – bitten Sie um ein Foto des Raums oder einen Grundriss – das hilft wirklich sehr.

4. Stromanschluss

Wenn Sie planen, LED-Schriftzüge, Lichter oder andere elektrische Elemente zu montieren – haken Sie nach:

• Werden Steckdosen verfügbar sein?
• Wie weit sind sie vom Montageort entfernt?
• Benötigen Sie ein Verlängerungskabel oder eine Powerbank?
  
  

5. Kontaktperson vor Ort

Ein absolutes Must-have! Bitten Sie den Kunden um die Kontaktdaten von:

• Dem Saalmanager oder der Person, die das Objekt öffnet,
• Subunternehmern, mit denen Sie sich beim Aufbau abstimmen müssen (z. B. Floristin, DJ, Tischverleih).
  
  

6. Informationen über andere Dekorationen

Gut zu wissen:

• Dekoriert noch jemand anderes diesen Raum?
• Welche Elemente werden bereits vorhanden sein (z. B. Fotowand der Location, Blumen von der Floristin, DJ-Backdrop)?
• Muss etwas farblich oder stilistisch abgestimmt werden?
  
  

7. Informationen zum Untergrund / zur Konstruktion des Saals

Diesen Punkt vergessen wir oft!

• Ist der Boden eben und stabil? (Nicht jede Fotowand steht gut auf Gras oder schiefem Boden),
• Darf man Heringe einschlagen, Haken ankleben oder schwere Elemente aufstellen?
  
  

8. Logistische Anforderungen

Stellen Sie folgende Fragen:

• Befindet sich der Saal im Stockwerk?
• Gibt es einen Aufzug / schmale Treppen?
• Ist die Zufahrt zum Gelände möglich oder muss alles 100 Meter weit getragen werden?
  
  

Fertige Checkliste (zum Versenden an den Kunden):

Unten finden Sie ein Beispiel-Layout, das Sie kopieren und an Ihre Kunden senden können:

🗂 CHECKLISTE FÜR DIE DEKORATIONS-UMSETZUNG – bitte vor dem Aufbau ausfüllen:

1. Genauer Standort des Saals: (Link zu Google Maps)
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2. Verfügbare Zeiten für den Aufbau:
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3. Verfügbare Zeiten für den Abbau:
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4. Kontaktperson vor Ort (Name, Tel.):
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5. Genauer Aufstellungsort der Dekoration:
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6. Benötigt die Dekoration Stromanschluss? (ja/neicn)
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7. Die Steckdose befindet sich in einer Entfernung von:
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8. Werden am Tag des Aufbaus andere Dekorationen oder Dienstleister vor Ort sein? Welche?
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9. Dürfen Klebebänder / Haken / Heringe zur Montage verwendet werden?
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10. Andere technische Informationen oder Einschränkungen (z. B. Treppen, kein Aufzug, schwierige Zufahrt):
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Verlassen Sie sich nicht auf „es wird schon klappen“ – bereiten Sie sich zu 100 % vor.

Eine organisierte Kommunikation mit dem Kunden ist die Grundlage für eine gelungene Umsetzung. Die Checkliste erleichtert nicht nur Ihnen das Leben, sondern gibt dem Kunden auch das Gefühl, mit einem Profi zusammenzuarbeiten.

Erstellen Sie sich einmal eine Vorlage und kopieren Sie diese dann vor jedem Event – das spart Nerven, Zeit und... graue Haare.

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