¿Cómo ir a una realización i no volverse loco? Es decir, lo que vale la pena saber antes de llegar a la sala

No hay nada peor que el estrés en la recta final. Las decoraciones listas, el coche cargado, la ruta organizada... ¿y al llegar? El espacio ocupado, falta de contacto con el responsable de la sala, enchufes "en algún lugar" y horarios de montaje distintos a los acordados.

¿Te suena familiar? Si es así, tenemos algo que te ayudará (a ti y a tus clientes) a evitar el caos y a cerrar cada detalle a la perfección.

Siempre, pero siempre, ten lista una lista de verificación (checklist) que el cliente deba completar y enviar ANTES del evento. Es un documento sencillo que puede salvaros a ambos de un desastre decorativo.

¿Qué debe incluir la checklist de un decorador?

1. Ubicación exacta de la sala

Pide una ubicación de Google Maps; escribir solo el nombre del lugar a menudo termina con la llegada a la parte trasera del edificio, a la cocina o... a 20 minutos de distancia.
Protip: Pregunta por el punto de descarga más cómodo.

2. Horarios de montaje y desmontaje

No basta con saber "el sábado antes de la boda". Necesitas conocer el intervalo de tiempo específico en el que puedes trabajar.
Ten en cuenta:

• A qué hora está disponible la sala,
• Cuándo debes terminar el montaje,
• Hasta qué hora tienes para desmontar las decoraciones tras el evento.

3. Lugar exacto de colocación de la decoración

Pregunta:

• ¿El photocall debe ir en el centro, junto a la pared o quizás en el pasillo?
• ¿Molestará al DJ, al cámara o a los camareros?
• ¿Tapará otra decoración o una salida de emergencia?

Protip: Si no conoces la sala, pide una foto del espacio o un plano; ayuda muchísimo.

4. Acceso a la electricidad

Si planeas montar letreros LED, luces u otros elementos eléctricos, pregunta:

• ¿Habrá enchufes disponibles?
• ¿A qué distancia están del lugar del montaje?
• ¿Necesitas un alargador o una batería externa?
  
  

5. Persona de contacto en el lugar

¡Esto es imprescindible! Pide al cliente los datos de contacto de:

• El gerente de la sala o la persona que abre el edificio,
• Proveedores con los que debas coordinarte durante el montaje (ej. florista, DJ, alquiler de mobiliario).
  
  

6. Información sobre otras decoraciones

Vale la pena saber:

• ¿Alguien más está decorando este espacio?
• ¿Qué elementos habrá ya allí (ej. photocall del local, flores de la florista, fondo del DJ)?
• ¿Hay algo que deba coordinarse (ej. coherencia de colores)?
  
  

7. Información sobre el suelo / estructura de la sala

¡Este punto solemos olvidarlo!

• ¿El suelo es liso y estable? (No todas las estructuras se mantienen bien sobre césped o suelos irregulares),
• ¿Se pueden clavar estacas, pegar ganchos o colocar elementos pesados?
  
  

8. Requisitos logísticos

Haz estas preguntas:

• ¿La sala está en un piso superior?
• ¿Hay ascensor o escaleras estrechas?
• ¿Es posible acceder con el vehículo al recinto o hay que cargar todo 100 metros?
  
  

Checklist lista (para enviar al cliente):

A continuación, un ejemplo de esquema que puedes copiar y enviar a tus clientes:

🗂 CHECKLIST DE REALIZACIÓN DE DECORACIÓN – completar antes del montaje:

1. Ubicación exacta de la sala: (enlace a Google Maps)
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2. Horario disponible para el montaje:
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3. Horario disponible para el desmontaje:
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4. Persona de contacto en el lugar (nombre, tel.):
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5. Lugar exacto de colocación de la decoración:
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6. ¿La decoración requiere acceso a la corriente? (sí/no)
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7. El enchufe se encuentra a una distancia de:
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8. ¿Habrá otras decoraciones o proveedores el día del montaje? ¿Cuáles?
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9. ¿Se pueden usar cintas / ganchos / estacas para el montaje?
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10. Otra información técnica o limitaciones (ej. escaleras, sin ascensor, entrada difícil):
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No confíes en el "todo saldrá bien", prepárate al 100%.

Una comunicación organizada con el cliente es la base de un trabajo exitoso. La checklist no solo te facilita la vida, sino que también le da al cliente la sensación de estar trabajando con un profesional.

Crea tu plantilla de documento una vez y luego solo cópiala y envíala antes de cada evento: ahorrarás nervios, tiempo y... canas.

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