Come andare in produzione e non impazzire? Ovvero, cosa vale la pena sapere prima di arrivare in sala.

Non c'è niente di peggio dello stress dell'ultimo minuto. Decorazioni pronte, auto caricata, tragitto pianificato... e sul posto? Spazio occupato, nessun contatto con il responsabile della sala, prese di corrente "da qualche parte" e orari di montaggio diversi da quelli concordati.

Ti suona familiare? Se sì, abbiamo qualcosa che aiuterà te (e i tuoi clienti) a evitare il caos e a definire ogni realizzazione nei minimi dettagli.

Abbi sempre, ma proprio sempre, una checklist di informazioni pronta, che il cliente deve compilare e inviare PRIMA dell'evento. È un semplice documento che può salvare entrambi da un disastro decorativo.

Cosa dovrebbe esserci nella checklist di un decoratore?

1. Posizione esatta della sala

Richiedi la posizione su Google Maps – inserire solo il nome della struttura spesso porta al retro dell'edificio, in cucina, o... a 20 minuti di distanza.
Protip: Chiedi qual è il punto di scarico più comodo.

2. Orari di montaggio e smontaggio

Non basta sapere "sabato prima del matrimonio". Devi conoscere le finestre temporali specifiche in cui puoi operare.
Considera:

• Da che ora è disponibile la sala,
• Entro quando devi terminare il montaggio,
• Entro che ora devi smontare le decorazioni dopo l'evento.

3. Luogo esatto di posizionamento delle decorazioni

Chiedi:

• Il fondale deve stare al centro, contro la parete o magari in un passaggio?
• Ostacolerà il DJ, il videografo o i camerieri?
• Coprirà altre decorazioni o un'uscita di emergenza?

Protip: Se non conosci la sala, chiedi una foto dello spazio o una piantina: aiuta moltissimo.

4. Accesso alla corrente elettrica

Se hai intenzione di montare scritte a LED, luci o altri elementi elettrici, chiedi:

• Le prese saranno disponibili?
• Quanto sono lontane dal punto di montaggio?
• Hai bisogno di una prolunga o di un powerbank?
  
  

5. Persona di contatto sul posto

Questo è un must-have! Chiedi al cliente i dati di contatto di:

• Il responsabile della sala o la persona che apre la struttura,
• I collaboratori con cui devi coordinarti durante il montaggio (es. fiorista, DJ, noleggio tavoli).
  
  

6. Informazioni su altre decorazioni

È utile sapere:

• C'è qualcun altro che decora questo spazio?
• Quali elementi saranno già presenti (es. fondale della sala, fiori della fiorista, backdrop del DJ)?
• C'è qualcosa che richiede un abbinamento (es. coerenza dei colori)?
  
  

7. Informazioni sul tipo di superficie / struttura della sala

Questo è un punto che spesso dimentichiamo!

• Il terreno è piano e stabile? (Non tutti i fondali stanno bene sull'erba o su un pavimento irregolare),
• È possibile piantare picchetti, attaccare ganci o posizionare elementi pesanti?
  
  

8. Requisiti logistici

Poni queste domande:

• La sala si trova al piano superiore?
• C'è un ascensore o scale strette?
• L'accesso è possibile direttamente alla struttura o bisogna trasportare tutto per 100 metri?
  
  

Checklist pronta (da inviare al cliente):

Di seguito un esempio di schema che puoi copiare e inviare ai tuoi clienti:

🗂 CHECKLIST REALIZZAZIONE DECORAZIONI – compilare prima del montaggio:

1. Posizione esatta della sala: (link a Google Maps)
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2. Orari disponibili per il montaggio:
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3. Orari disponibili per lo smontaggio:
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4. Persona di contatto sul posto (nome, tel.):
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5. Punto esatto di posizionamento della decorazione:
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6. La decorazione richiede accesso alla corrente? (sì/no)
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7. La presa si trova a una distanza di:
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8. Il giorno del montaggio ci saranno altre decorazioni o fornitori? Quali?
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9. È possibile utilizzare nastri / ganci / picchetti per il montaggio?
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10. Altre informazioni tecniche o limitazioni (es. scale, mancanza di ascensore, accesso difficile):
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Non contare sul "andrà tutto bene" – preparati al 100%.

Una comunicazione organizzata con il cliente è la base di una realizzazione di successo. La checklist non solo ti facilita la vita, ma dà anche al cliente la sensazione di collaborare con un professionista.

Crea il tuo modello di documento una volta e poi copialo e invialo prima di ogni evento: risparmierai nervi, tempo e... capelli bianchi.

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