Hoe ga je naar een realisatie bezonder gek te worden? Oftewel, wat je moet weten voordat je bij de zaal aankomt.

Er is niets erger dan stress in de laatste rechte lijn. Decoraties klaar, auto ingepakt, route gepland... en ter plaatse? De ruimte is bezet, geen contact met de zaalmanager, stopcontacten "ergens daar" en montagetijden die afwijken van de afspraken.

Klinkt dit bekend? Zo ja – wij hebben iets dat jou (en je klanten) helpt om chaos te voorkomen en de uitvoering tot in de puntjes te regelen.

Zorg dat je altijd, maar dan ook altijd, een informatie-checklist klaar hebt staan die de klant VÓÓR het evenement moet invullen en terugsturen. Het is een simpel document dat jullie beiden kan redden van een decoratieve catastrofe.

Wat moet er in de checklist van een decorateur staan?

1. Exacte locatie van de zaal

Vraag om een Google Maps-pin – het invoeren van de naam van de locatie leidt vaak tot aankomst bij de achteringang, de keuken, of... 20 minuten verderop.
Protip: Vraag naar het handigste punt voor het lossen van de spullen.

2. Tijden voor opbouw en afbouw

Het is niet genoeg om te weten "op zaterdag voor de bruiloft". Je moet de specifieke tijdsloten kennen waarin je kunt werken.
Houd rekening met:

• Vanaf hoe laat de zaal beschikbaar is,
• Wanneer de montage klaar moet zijn,
• Tot hoe laat je de decoraties na het evenement moet hebben weggehaald.

3. Exacte plek voor de decoraties

Vraag:

• Moet de achterwand in het midden staan, tegen de muur, of misschien in een doorgang?
• Staat het de DJ, de cameraman of de obers in de weg?
• Blokkeert het een andere decoratie of een nooduitgang?

Protip: Als je de zaal niet kent – vraag om een foto van de ruimte of een plattegrond – dit helpt echt enorm.

4. Toegang tot stroom

Als je van plan bent om LED-letters, lampen of andere elektrische elementen te monteren – vraag dan na:

• Zijn er stopcontacten beschikbaar?
• Hoe ver zijn ze verwijderd van de montageplek?
• Heb je een verlengsnoer of een powerbank nodig?
  
  

5. Contactpersoon ter plaatse

Dit is een must-have! Vraag de klant om de contactgegevens van:

• De zaalmanager of de persoon die de locatie opent,
• Onderaannemers met wie je moet afstemmen tijdens de opbouw (bijv. bloemist, DJ, meubelverhuur).
  
  

6. Informatie over andere decoraties

Het is goed om te weten:

• Decoreert iemand anders deze ruimte ook?
• Welke elementen zullen er al zijn (bijv. achterwand van de zaal, bloemen van de bloemist, backdrop van de DJ)?
• Moet er iets op elkaar worden afgestemd (bijv. kleurconsistentie)?
  
  

7. Informatie over de ondergrond / constructie van de zaal

Dit is een punt dat we vaak vergeten!

• Is de ondergrond vlak en stabiel? (Niet elke wand staat goed op gras of een scheve vloer),
• Mag je haringen in de grond slaan, haken plakken of zware elementen plaatsen?
  
  

8. Logistieke vereisten

Stel deze vragen:

• Bevindt de zaal zich op een verdieping?
• Is er een lift / zijn er smalle trappen?
• Is toegang tot het terrein mogelijk met de auto, of moet alles 100 meter getild worden?
  
  

Checklist klaar (voor verzending naar de klant):

Hieronder een voorbeeldopzet die je kunt kopiëren en naar je klanten kunt sturen:

🗂 CHECKLIST UITVOERING DECORATIE – invullen voor montage:

1. Exacte locatie van de zaal: (link naar Google Maps)
..................................................................................................................................................................

2. Beschikbare tijden voor montage:
..................................................................................................................................................................

3. Beschikbare tijden voor afbouw:
..................................................................................................................................................................

4. Contactpersoon ter plaatse (naam, tel.):
..................................................................................................................................................................

5. Exacte plek voor de decoratie:
..................................................................................................................................................................

6. Heeft de decoratie stroom nodig? (ja/nee)
..................................................................................................................................................................

7. Het stopcontact bevindt zich op een afstand van:
..................................................................................................................................................................

8. Zijn er op de dag van opbouw andere decoraties of leveranciers? Welke?
..................................................................................................................................................................

9. Mogen er tapes / haken / haringen worden gebruikt voor de montage?
..................................................................................................................................................................

10. Andere technische informatie of beperkingen (bijv. trappen, geen lift, lastige oprit):
..................................................................................................................................................................

Reken niet op "het komt wel goed" – bereid je voor op 100%.

Georganiseerde communicatie met de klant is de basis voor een geslaagde uitvoering. De checklist maakt niet alleen jouw leven makkelijker, maar geeft de klant ook het gevoel dat ze met een professional werken.

Maak één keer een sjabloon en kopieer en verstuur het daarna voor elk evenement – het bespaart je zenuwen, tijd en... grijze haren.

Op zoek naar meer tips?

Neem een kijkje op onze Instagram @loventi.de – daar laten we interessante trucs en uitvoeringen in de praktijk zien.

We raden ook andere berichten op onze blog aan:

• Superkrachten van een Decorateur – oftewel hoe je 8-in-1 bent
• Bouw je aan een ballonnenbedrijf? Kies voor achteraf betalen
• De essentials van de decorateur – wat je altijd bij je moet hebben bij een klus

Neem contact met ons op!

Als je vragen hebt, stuur ons dan gerust een bericht! We beantwoorden graag al je twijfels en helpen je om onvergetelijke decoraties te creëren.

Stuur ons een bericht op Instagram — we reageren heel snel.