Comment se rendre sur une réalisation sans devenir fou ? Ce qu'il faut savoir avant d'arriver en salle.

Il n'y a rien de pire que le stress dans la dernière ligne droite. Les décorations sont prêtes, la voiture est chargée, le trajet est organisé... et sur place ? L'espace est occupé, aucun contact avec le responsable de la salle, des prises "quelque part par là" et des horaires de montage différents de ceux convenus.

Cela vous semble familier ? Si oui, nous avons quelque chose qui vous aidera (ainsi que vos clients) à éviter le chaos et à finaliser la réalisation dans les moindres détails.

Ayez toujours, mais alors toujours, une checklist d'informations prête, que le client doit remplir et renvoyer AVANT l'événement. C'est un document simple qui peut vous sauver tous les deux d'une catastrophe décorative.

Que doit contenir la checklist du décorateur ?

1. Localisation exacte de la salle

Demandez un point GPS via Google Maps – taper le nom de l'établissement mène souvent à l'arrière du bâtiment, aux cuisines, ou... à 20 minutes de là.
Conseil de pro : Demandez quel est le point de déchargement le plus pratique.

2. Horaires de montage et de démontage

Il ne suffit pas de savoir "le samedi avant le mariage". Vous devez connaître les créneaux horaires précis pendant lesquels vous pouvez intervenir.
Prenez en compte :

• L'heure à laquelle la salle est accessible,
• L'heure à laquelle vous devez avoir terminé le montage,
• L'heure limite pour démonter les décorations après l'événement.

3. Emplacement exact des décorations

Demandez :

• Le mur doit-il être au milieu, contre un mur, ou peut-être dans un passage ?
• Gênera-t-il le DJ, le caméraman ou les serveurs ?
• Masquera-t-il une autre décoration ou une sortie de secours ?

Conseil de pro : Si vous ne connaissez pas la salle, demandez une photo de l'espace ou un plan de la salle – cela aide énormément.

4. Accès à l'électricité

Si vous prévoyez d'installer des enseignes LED, des lumières ou d'autres éléments électriques, renseignez-vous :

• Des prises seront-elles disponibles ?
• À quelle distance se trouvent-elles du lieu de montage ?
• Avez-vous besoin d'une rallonge ou d'une batterie externe ?
  
  

5. Personne de contact sur place

C'est un incontournable ! Demandez au client les coordonnées de :

• Le responsable de la salle ou la personne qui ouvre le bâtiment,
• Les prestataires avec lesquels vous devez vous coordonner lors du montage (ex: fleuriste, DJ, location de mobilier).
  
  

6. Informations sur les autres décorations

Il est utile de savoir :

• Quelqu'un d'autre décore-t-il également cet espace ?
• Quels éléments seront déjà présents (ex: mur de fond de la salle, fleurs de la fleuriste, arrière-plan du DJ) ?
• Y a-t-il besoin d'une harmonisation (ex: cohérence des couleurs) ?
  
  

7. Informations sur le sol / la structure de la salle

C'est un point que l'on oublie souvent !

• Le sol est-il plat et stable ? (Tous les décors ne tiennent pas bien sur de l'herbe ou un sol irrégulier),
• Peut-on planter des piquets, coller des crochets, installer des éléments lourds ?
  
  

8. Exigences logistiques

Posez ces questions :

• La salle se trouve-t-elle à l'étage ?
• Y a-t-il un ascenseur / des escaliers étroits ?
• L'accès au site est-il possible en véhicule, ou faut-il tout porter sur 100 mètres ?
  
  

Checklist prête (à envoyer au client) :

Voici un modèle de mise en page que vous pouvez copier et envoyer à vos clients :

🗂 CHECKLIST RÉALISATION DÉCORATION – à remplir avant le montage :

1. Localisation exacte de la salle : (lien Google Maps)
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2. Horaires disponibles pour le montage :
..................................................................................................................................................................

3. Horaires disponibles pour le démontage :
..................................................................................................................................................................

4. Personne de contact sur place (nom, tél.) :
..................................................................................................................................................................

5. Emplacement exact de la décoration :
..................................................................................................................................................................

6. La décoration nécessite-t-elle un accès à l'électricité ? (oui/non)
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7. La prise se trouve à une distance de :
..................................................................................................................................................................

8. Y aura-t-il d'autres décorations ou prestataires le jour du montage ? Lesquels ?
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9. Peut-on utiliser du ruban adhésif / des crochets / des piquets pour le montage ?
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10. Autres informations techniques ou contraintes (ex: escaliers, pas d'ascenseur, accès difficile) :
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Ne comptez pas sur le "ça va aller" – préparez-vous à 100%.

Une communication organisée avec le client est la base d'une réalisation réussie. La checklist ne vous facilite pas seulement la vie, elle donne aussi au client le sentiment de travailler avec un professionnel.

Créez votre modèle de document une fois, puis copiez-le et envoyez-le avant chaque événement – vous économiserez vos nerfs, votre temps et... vos cheveux blancs.

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